Automatizace

Avatar

Podle Jiří Ratica

aktualizováno před 10 dny

Automatizujte rutinní práci

Nastavte automatizační pravidla a vytvořte pro váš tým ideální prostředí pro produktivitu. Díky automatizovaným procesům můžete ušetřit i několik hodin týdně.


Automatizace se nastavují uvnitř Nastavení systému (Admin) → Automatizace.


1. Automatizované akce

Jako první krok je zapotřebí v sekci Automatizované akce nastavit, které akce si přejete zautomatizovat.


Automatizovat je možné akce jako je odeslání e-mailu, odeslání notifikace či odeslání webhooku (tyto akce budeme v nadcházejících aktualizacích postupně doplňovat o další typy akcí).

a. Odeslání notifikace

Tato akce odešle systémovou notifikaci uvnitř aplikace vybraným uživatelům.


Nastavení

  • Přiřazení uživatelé - komu bude notifikace odeslána
  • Obsah - text, který je v rámci notifikace odeslán - lze doplnit o dynamický text (více v dolní části této stránky Tip 1. Příklady automatizací s dynamickým textem)


b. Odeslání e-mailu

Tato akce odešle e-mail na jakoukoliv adresu.


Nastavení

  • Odesílatel - e-mailová adresa, ze které bude e-mail odeslána
  • Příjemce - e-mailová adresa, na kterou má být e-mail doručen
  • Předmět - předmět e-mailu  - lze doplnit o dynamický text (více v dolní části této stránky Tip 1. Příklady automatizací s dynamickým textem)
  • Obsah - obsah e-mailu - lze doplnit o dynamický text (více v dolní části této stránky Tip 1. Příklady automatizací s dynamickým textem)


c. Odeslání webhooku

Tato akce odešle webhook dle vašeho nastavení.


Nastavení

  • URL adresa
  • Metoda
  • Data
  • Hlavičky

2. Automatizační pravidla

V druhém kroku vytvoříte automatizační pravidlo, které se skládá z automatizované akce (předešlý krok) a spouštěče.


a. Nastavení spouštěče

Spouštěč určuje, kdy se má automatizovaná akce provést. Aktuálně můžete využít spouštěče jako vytvoření položky, její upravení, nebo smazání.


Typy spouštěčů

  • Vytvoření položky - když je položka (např. úkol, obchodní příležitost, zakázka, poznámka, ...) kterýmkoliv uživatelem odstraněna
  • Upravení položky - když je položka (např. úkol, obchodní příležitost, zakázka, poznámka, ...) upravena (změna statusu, změna štítku, ...) kterýmkoliv uživatelem
  • Odstranění položky - když je položka (např. úkol, obchodní příležitost, zakázka, poznámka, ...) kterýmkoliv uživatelem smazána

b. Výběr automatizované akce

V tomto kroku je zapotřebí vybrat akci, která se provede vždy, když nastane podmínka spouštěče nastavena v sekci 2.a. 


V poli "automatizovaná akce" jsou na výběr ty akce, které byly předvytvořeny v sekci 1.

Tip 1.:

Příklady automatizací s dynamickým textem

Automatizované akce, jako například odeslání e-mailu a notifikace, můžete doplnit o textový obsah, který může obsahovat dynamické pole.


Dynamické pole umožňuje přizpůsobit odesílaný text, např.:

Ukázka 1 - Obchodní příležitosti:

  • "Byla vyhrána obchodní příležitost Implementace systému s pravděpodobností 90 % a očekávaným ziskem 89.000,- Kč."
  • "Byla vyhrána obchodní příležitost {$entity->name} s pravděpodobností {$entity->probability} a očekávaným ziskem {$entity->expectedProfit},- Kč."

Ukázka 2 - Úkoly:

  • "Započaly práce na úkolu Analýza prodejnosti. Úkol je označen štítky urgentní, Q3 a je k němu přiřazen/a Michal Nový.
  • "Započaly práce na úkolu {$entity->title}. Úkol je označen štítky {$entity->labels} a je k němu přiřazen/a {$entity->users}.

Dynamické texty (např. {$entity->title} se nastavují uvnitř jakékoliv automatizované akce (Automatizace → Automatizované akce).


Obchodní příležitosti

  • Název - {$entity->name}
  • Uživatelé - {$entity->users}
  • Štítky - {$entity->labels}
  • Pravděpodobnost - {$entity->probability}
  • Zdroj zájmu - {$entity->sourceOfInterest}
  • Pravděpodobnost - {$entity->probability}
  • Popis - {$entity->description}
  • Důvod výhry/prohry - {$entity->reasonResult}


Nabídky

  • Kód - {$entity->number}
  • Uživatelé - {$entity->users}
  • Štítky - {$entity->labels}
  • Celková cena - {$entity->totalPrice}
  • Celková cena s DPH - {$entity->totalPriceWithVat}
  • Konečná cena - {$entity->finalPrice}
  • Konečná cena s DPH - {$entity->finalPriceWithVat}
  • Důvod výhry/prohry - {$entity->reasonResult}


Objednávky

  • Kód - {$entity->number}
  • Uživatelé - {$entity->users}
  • Štítky - {$entity->labels}
  • Celková cena - {$entity->totalPrice}
  • Celková cena s DPH - {$entity->totalPriceWithVat}
  • Konečná cena - {$entity->finalPrice}
  • Konečná cena s DPH - {$entity->finalPriceWithVat}
  • Důvod výhry/prohry - {$entity->reasonResult}


Zakázky

  • Název - {$entity->name}
  • Uživatelé - {$entity->users}
  • Štítky - {$entity->labels}
  • Pravděpodobnost - {$entity->probability}
  • Zdroj zájmu - {$entity->sourceOfInterest}
  • Pravděpodobnost - {$entity->probability}
  • Popis - {$entity->description}
  • Důvod výhry/prohry - {$entity->reasonResult}


Faktury

  • Kód - {$entity->number}
  • Datum - {$entity->issuedDate}
  • Druh platby - {$entity->paymentType}
  • Celková cena - {$entity->priceWithoutVat}
  • Celková cena s DPH - {$entity->priceWithVat}


Úkoly

  • Název - {$entity->title}
  • Uživatelé - {$entity->users}
  • Štítky - {$entity->labels}


Produkty

  • Název - {$entity->name}
  • Štítky - {$entity->labels}
  • Popis - {$entity->description}
  • Číslo dílu - {$entity->part_number}
  • EAN kód - {$entity->ean_code}
  • SKU - {$entity->sku}


Pracovní hodiny

  • Uživatel - {$entity->user}
  • Popis - {$entity->note}
  • Cena - {$entity->finalPrice}
  • Připojený modul - {$entity->module}


Grafy

  • Název - {$entity->name}
  • Popis - {$entity->description}
  • Zdroj dat - {$entity->chartSource}


Skladová karta

  • Název - {$entity->name}
  • Počet na skladě - {$entity->quantity}
  • Externí označení - {$entity->externalId}
  • Poznámka - {$entity->note}


Příjemka

  • ID - {$entity->id}
  • Poznámka - {$entity->note}


Převodka

  • ID - {$entity->id}
  • Poznámka - {$entity->note}


Skladové rezervace

  • ID - {$entity->id}
  • Datum od - {$entity->from}
  • Datum do - {$entity->until}
  • Poznámka - {$entity->note}


Odpovědělo to na vaši otázku?